Los negocios que más éxito tienen son los que han desarrollado una organización que además de facilitar el tiempo y esfuerzo de sus procesos, permita establecer una sólida relación a largo plazo con sus clientes.

Bajo esta premisa, se requiere de una base de datos constantemente actualizada con información clave acerca de los consumidores, desde algo tan sencillo como su nombre y fecha de nacimiento hasta sus intereses y aficiones.

Los vendedores deben ser los encargados de recoger la información repartiendo fichas a los clientes donde puedan llenar sus datos o hacerlo ellos mismos, explicándoles previamente que es a fin de mejorar su atención.

Para facilitar el acceso a este registro informativo, lo ideal es almacenarlo en un programa como Excel, que permite ordenar los datos de acuerdo a las necesidades de cada empresa (por ejemplo, ordenarlos por nombre o fecha de venta) y hacer cualquier modificación pertinente.

Los criterios generales para gestionar una base de datos son:

• Información segmentada: Hay que incluir los datos de cada cliente en tablas que separen los datos personales (nombre, dirección, correo electrónico, etc.) de los datos de compra (producto, precio, fecha de adquisición).
• Información precisa: Se debe encargar a una persona que controle que los datos no se repitan o utilizar un sistema para que detecte cualquier duplicación de manera automática.
• Información comprensible y accesible: La persona encargada de diseñar la base de datos debe hacerlo de tal manera que las demás personas de la empresa no se confundan en su manejo.
• Actualización: Cada cierto tiempo hay que corroborar que los datos hayan sido recogidos adecuadamente por el personal que tiene contacto directo con los clientes (puede ser a través de una llamada telefónica o un correo electrónico, en caso lo tengan).

Imagen: Laborum